Referat bestyrelsesmøde Magasingården A/B 18.8.2015

Bestyrelsesmøde, dato:	18. august 2015
Fremmødte:	Anne, Kjeld, Klaus, Jens, Leif, Camilla, Flemming & Jannis
Meldt fra / ikke mødt:	%
Referent:	Jannis

Dagsorden	Detaljer	Ansvarlig	Evt. deadline
Formanden orienterer	Opsamling sidste bestyrelsesmøde Nyt energi mærke august 2016. Budget og bestilling. Nuværende energimærke udløber august 2016. Vi skal bestille et nyt i god tid – ca. 6 måneder i forvejen. Leif skriver til Hertz for opklaring. Status for fire overdragelser Resterende 2 andelsbeviser underskrives på mødet af bestyrelsen. Pt. er der ingen lejligheder til salg. Orientering: Flemming skal kigge på lejlighed 4. Vi diskuterer hvad retningslinjerne er omkring rengøring af lejligheder. Det er til enhver tid individuelle subjektive holdninger, der afgør tolerancen. Derfor er det svært at lave konkrete retningslinjer. Vurderingsmanden, vvs og el-tjek kigger i forvejen efter defekter i lejligheden, og repræsentanter for bestyrelsen at ser på den tomme lejlighed, men uden at det er en juridisk godkendelse. Endvidere efterses dør og vinduer, da det er foreningens ejendom. Afløb 19 A tv.: prop endelig udspulet og spørgsmål fra 19A, 1.th om refundering af indkøb af vakumventil til afløb Vakumventilen bliver refunderet. Olie og fedt laver nemt propper i af løb med dyre spulinger til følge. Det er i længden dyrt ikke at lave det forebyggende arbejde. Registrering af ombygninger Leif har været i dialog med Birgitte ift. ombygninger, da mangelfuld registrering af ombygninger er konstateret. Bestyrelsen har godkendt et antal indendørs ombygninger i individuelle lejligheder. Det understreges, at det er andelshaveren som har ansvar for at have kendskab til, - og følge bygningslovgivningen. Bestyrelsen skal holde ombygningen tilbage indtil den er godkendt. Paragraf 10. i vedtægterne fastlægger at forandringer skal anmeldes til bestyrelsen senest 5 uger før ombygninger. Administrator skal registrere ombygningen. Vejledning vedr. kommende ombygninger: Registrering hos administrator og kontakt bestyrelsen. Ombygning = markante ændringer af fast inventar (nye gulve, døre, vægge). Birgitte fra Administratorteamet kontaktes for en klar definition. Fra d.d. vil bestyrelsen bede administrator om at arkivere anmeldelse af ændringer. Ved salg skal vi informere om hvilke ændringer, som er sket i lejligheden. Bestyrelsen gennemgår rapporterne fra vurderingsmanden. Medlemmer skal informere og anmelde ændringer. Skal vi drøfte håndtering af arkiver? Oprydning i bestyrelsens skab. Jens og Leif finder en dag til kaffe og sortering. Ydelser på nyt lån Der er ingen væsentlige afvigelser. Nede på 1658,08,- for 2015. Der skal ikke reguleres. Betaling for internet Der bliver pt. lavet en årlig regulering for internettet. Dette betyder at der årligt er en ekstra betaling på et mindre beløb. Dette reguleres så alt betales månedligt. Yousee Yousee nyhedsbreve sendes ud til alles mail. Det er fint med bestyrelsen at informationen går direkte ud til andelshavere. Interesseliste Orientering: Vi har nu en person på interesseliste. Er interesseret i en stuelejlighed på mellem 80-10 kvadratmeter. Årlig aflæsning af vandmåler Klaus foretager aflæsning og giver administrator resultatet.	Leif Bestyrelse Bestyrelse Jens & Leif Klaus
Nyt fra grundejerforeningen	Ny sti Der er åbnet en ny sti ved/gennem filmbyen. Stien leder hen til Qvark naturcenter. Storskraldsordning Storskraldsordningen bliver permanent. Ordningen løber hver anden måned.
Øvrige bestyrelses-medlemmer orienterer	Havedag 20.6.2015 Havedagen gik godt og opgaverne blev løst. Dog var skuret efterfølgende rodet igen, og vi fik ikke skaffet os af med de gamle cykler. Vand fra altan 25B, st. tv. – henv. Fra Grethe Flemming har renset afløbet på altanen. Dette har afhjulpet problemet. Aftalen er at Grethe henvender sig til Flemming hvis problemet opstår igen. Hækplanter afdøde De afdøde hækplanter skal erstattes. Trappelåger Fjernes lågerne skal de bevares forsvarligt. Regler ift. støj (Jannis) Jannis har været generet at uanmeldt fest hos naboforeningen og ønsker at foreningen drøfter regler for støj. Forslaget er at vi varsler fest på opslagstavlen samt inviterer naboforening til at følge samme retningslinjer. Bestyrelsen har drøftet det og opfordrer til at man i almindelighed anvender opslag til at annoncere fester. Vi opfordrer desuden naboforeningen (Artillerimagasinet) til at gøre det samme. Dette vil ske ved et fællesmøde foreningerne imellem. Her er det også tanken at vi skal drøfte andre ting af fælles interesse – heriblandt fællesarealerne.	Flemming Jens Alle
Status vedrørende verserende sager	Fuger omkring vinduer smuldrer Top har lavet 500,- pr vindue. Seriøs gennemgang af stuen. 1/5 skulle skiftes ud inden længe. Vi aftaler med Top af han laver 10 stk. Vi har besluttet at de mest defekte udbedres. Top kommer ud og vurderer hvor det er vigtigst at vinduerne bliver lavet, men udgangspunktet er 10. Hertz Vand/varmeregnskab (Kjeld) Birgitte er i gang. Kjeld har ikke hørt yderligere. 70.000,- tilbage til andelshavere. Hertz mindre reparationer (Kjeld) Der er et antal ventiler som drypper/er utætte + varmemålere der ikke fungerer. Tilbud er modtaget og på baggrund af dette bestiller vi 10 lejligheder i år. De kommer ud og udbedrer skaderne i de relevante lejligheder. 25.+27. august (tirsdag+torsdag). Salgsprocedure (digital signatur, materiale på hjemmeside, nøgleskema, salgsmanual?) Salgsmanual: Leif har oprettet et afsnit under praktiske oplysninger på hjemmesiden, ’Salg af lejligheder’. Her kan hentes salgsdokumentation i pdf. Første skridt til en samlet beskrivelse. Leif arbejder videre på dette. Birgitte har sendt en mail med information omkring digitale underskrifter. Dette gør køb og salg hurtigere og nemmere for begge parter. Dette er ok. Klar procedure for overdragelse til foreningen - henhv. intet privat i skur og på mellemgang (udover parkerede barnevogne) Nye andelshavere kvitterer for modtagelse af nøgler. Dokumentet til nøgleudlevering lægges i Dropboxen. Man er velkommen til at overdrage ting og redskaber til fælles brug og foreningens ejendom, men man kan ikke bruge plads til opbevaring af private ting. Forsikringer: skal vi tage den op igen (drøftet december 2014) Birgitte må gerne tjekke op om vi kan få en billigere og bedre forsikring. Havedag Søndag den 20. september 2015 Vi starter kl 11. Vi laver opslag en uges tid før.	Leif Kjeld Leif Leif Leif
Indkomne forslag	%
Evt	Er der nyt om selskabslokalerne? Umiddelbart er der ikke nyt i sagen.
Næste mødedato	Mandag den 26. oktober - 19.30